Caisse enregistreuse professionnelle | Utilisation & Fonction

Guide d’installation, de paramétrage, d’utilisation et de dépannage de votre caisse enregistreuse. 

• Comment installer et configurer les paramètres de base de ma caisse enregistreuse ?
• Quelles sont les fonctionnalités clés pour effectuer des ventes et accéder aux rapports ?
• Que faire en cas de dysfonctionnement de ma caisse enregistreuse ?
• Existe-t-il des astuces et réglages recommandés pour optimiser l'usage de ma caisse ?

Nos astuces pour dépanner votre caisse et les réglages conseillés.

À quoi sert une caisse enregistreuse ?

Une caisse enregistreuse est un terminal de paiement ou autrement appelé terminal point de vente (TPV), POS, application de caisse… quelque soit le nom qu’on lui donne ! C’est un appareil informatique comprenant des périphériques (logiciel de caisse, TPE, imprimante de ticket, tiroir-caisse...)

La caisse enregistreuse permet aux vendeurs et commerces de gagner beaucoup de temps pour leurs opérations quotidiennes, en quelques clics. C’est le centre des opérations depuis lequel les commerçants gèrent :

• toutes les opérations de vente
• les stocks et commandes
• les comptes clients et cartes fidélité
• les activités et rapports des vendeurs
• la comptabilité
• les paiements et remboursements
• etc.

Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de caisse ?

Les logiciels de caisse permettent d’automatiser un ensemble d’opérations comptables afin de ne pas avoir à les faire manuellement. Ce qui a considérablement changé le quotidien de nombreux commerçants.

• appliquer les montants de TVA
• automatiser la comptabilité
• analyser des statistiques
• suivre les clients pour des actions marketing
• dématérialiser le ticket de caisse
• générer des étiquettes, code-barres et QR codes
• faire des opérations automatisées d’inventaire...

Comment installer votre caisse enregistreuse ?

L’installation d’une caisse enregistreuse doit être prix très au sérieux, pour des raisons aussi bien financières que comptables et fiscales.

Pour les caisses les plus simples, analogiques, vous pouvez parfaitement procéder vous-même, en suivant simplement les instructions sur le manuel de l’utilisateur. Aucun gros problème à l’horizon.

Pour les terminaux de point de vente et caisses tactiles, la chose devient rapidement plus complexe.

Formation en utilisation d’une caisse enregistreuse

Plus la caisse enregistreuse que vous utilisez sera simple à manipuler, moins vous aurez besoin de suivre une formation. Toutefois, sachez que bien utiliser sa caisse pourra vous faire gagner beaucoup de temps de gestion et de comptabilité. 

La plupart des commerçants utilisent leur caisse a minima, car ils ne savent pas comment optimiser tous les outils à leur disposition !

De nombreux organismes de formation et Chambres de commerce proposent ce type de formation, visant :

• La maîtrise des commandes de base et du logiciel
• Une méthode de travail efficace
• Une meilleure gestion de l’activité
• Une utilisation spécifique par métier
• La maîtrise des tableaux de bord, rapports d'activité, stock…

Sachez que le budget investi dans la formation caisse enregistreuse peut être en partie récupéré au titre de votre activité professionnelle et budget formation, selon votre statut.

Fonctions principales d'une caisse enregistreuse

Les fonctions principales d’une caisse enregistreuse, selon le type de machine, sont :

• enregistrement des achats
• registre de ventes
• informations de prix et produits
• gestion des stocks
• tiroir-caisse
• impression de tickets, reçus ou factures
• calcul du prix total
• lecture de codes-barres
• impression de relevés de caisse
• ouverture et la fermeture de caisse
• impression de bons cadeaux
• impression de tickets d’échange ou preuves d’achats

Selon la technologie et le modèle, bien entendu, ces fonctions varient considérablement, de la plus basique à la plus complexe.

Différents types de caisses et mode d'emploi

On distingue 4 principaux types de caisses :

• la caisse enregistreuse à touches
• la caisse enregistreuse tactile
  
• la caisse enregistreuse modulaire
  
• les logiciels de caisse pour tablette, qui transforment votre iPad, tablette, smartphone ou ordinateur de bureau en caisse

Pour chacun d’entre eux, le fonctionnement est différent.

La caisse enregistreuse à touches

La caisse enregistreuse analogique à touches calcule, imprime et permet l’ouverture et fermeture du tiroir-caisse. C’est-à-dire les fonctions primaires d’une caisse enregistreuse.

Généralement basique, elle est plutôt plébiscitée par les petits commerçants et artisans.
Certes moins polyvalente que les autres types de caisse, elle a le mérite d’être efficace, rapide, et simple d’utilisation. C’est une caisse électrique.

La caisse enregistreuse tactile

La caisse enregistreuse tactile calcule, imprime, et permet l’ouverture et fermeture du tiroir-caisse (fonctions primaires), mais en plus de cela elle permet une gestion partielle du commerce : gestion des commandes, des stocks, des livraisons, du personnel, des cartes de fidélité.

Elle peut être connectée à un logiciel de caisse qui transmettra des données directement sur votre ordinateur (de caisse, ou de bureautique).

On peut connecter plusieurs périphériques à une caisse tactile : imprimantes, balances, etc. C’est une caisse électrique et informatisée.

La caisse enregistreuse modulaire

La caisse enregistreuse modulaire est, comme son nom l’indique, la plus… modulaire ! À l’unité centrale, vous pouvez connecter pour des fonctions croisées : le tiroir-caisse, l’écran, le lecteur de codes-barres, l’afficheur de prix, l’imprimante, la balance, le scan, etc. Et ainsi composer à la carte une caisse enregistreuse avec les outils et éléments dont vous avez besoin. Vous pouvez notamment y connecter plusieurs tablettes avec applications de type « caisse enregistreuse » (Square, etc.) C’est une caisse électrique et informatisée.

Les fonctionnalités supplémentaires sont aujourd’hui ce qui « transcende » une caisse enregistreuse et la transforment de simple « tiroir-caisse » en un véritable outil de gestion d’un commerce. Ces fonctions sont permises par l’intégration d’outils informatiques aux caisses, et les multiples connexions, y compris les ports USB, le WiFi ou le Bluetooth.

Les logiciels de caisse pour tablettes ou smartphones

Les applications pour iPad qui transforment votre tablette en caisse enregistreuse.

Les applications caisse enregistreuse ont de nombreux avantages, dont celui de permettre de faire du commerce itinérant (vente à domicile par exemple) et de ne pas vous encombrer d’une machine, tout n réduisant vos coûts. Il vous suffit de posséder un iPad ou tablette Android.

Elles sont également très prisées pour les bars et restaurants et tous les commerces « branchés ».

Les fonctions caisse enregistreuse de base de ces applications sont généralement gratuites, et vous devrez passer premium pour les fonctions secondaires. 

Citons par exemple : Hangers, ShopCaisse , Rovercash, Starter , Hiboutik , HelloCash , Popina

Plusieurs applications existent, certifiées NF logiciel Gestion de l’Encaissement (NF525), qui respectent notamment les normes françaises ede la comptabilité et l’édition des factures et sont compatibles avec la loi de finances 2015 dont les dispositions sont entrée en vigueur en janvier 2018. 

Il vous faudra un lecteur de carte bancaire ou TPE (Ingenico, SumUp, Smile&Pay, iZettle, Square...).

Caisse enregistreuse VS TPE

Réglages et paramétrage de votre caisse enregistreuse

Pour pouvoir commencer à utiliser votre caisse enregistreuse, vous devez l’installer et faire le paramétrage caisse enregistreuse.

Dans tous les cas, nous vous conseillons de vous reporter à la notice d’utilisation fournie par le fabricant. La plupart du temps les fabricants auront également un service technique d’assistance caisse enregistreuse et d’aide en ligne, en cas de difficultés pour procéder à votre installation.

Mais de manière générale, voici les étapes à suivre :

1. Commencez par choisir un endroit stable et confortable pour installer votre caisse enregistreuse. Préférez un comptoir suffisamment spacieux et à hauteur, bien éclairé, et un espace dans lequel vous pouvez facilement vous déplacer.
2. Prévoyez des alimentations électriques suffisantes.
3. Posez votre caisse et mettez-la sous alimentations.
4. Prévoyez de cacher les câbles et de les sécuriser, pour ne pas vous prendre les pieds dedans !
5. Branchez directement la caisse à une prise, sans rallonge électrique.
6. Si votre caisse est reliée au WiFi, assurez-vous que vous captez bien à l’endroit choisi, c’est-à-dire que le signal est suffisant.
7. Insérez la batterie de secours si vous en avez une.
8. Connectez tous les branchements.
9. Mettez votre caisse sous tension.
10. Si vous devez installer l’imprimante, le rouleau de papier, un écran client ou une balance : c’est le moment. Dans le cas des caisses avec rouleau de papier, ouvrez le compartiment prévu à cet effet et installez le rouleau en maintenant la touche de déroulement du papier enfoncée.
11. Déverrouillez ensuite votre tiroir-caisse, soit à l’aide du code, soit de la clé fournie.
12. Mettez la clé en sécurité et identifiez-la.
13. Positionnez maintenant votre caisse en position RÉGLAGES/PARAMÉTRAGE.
14. Programmez les touches programmables de votre caisse selon la notice fournie par le fabricant. C’est le mode PROGRAMME de votre machine.
15. N’oubliez pas de régler la date et l’heure, ainsi que l’affichage et la devise !
16. Réglez ensuite les taxes : TPS, TVP ou TVA.
17. Personnalisez pour terminer l’impression de vos tickets de caisse avec vos coordonnées, toujours selon les instructions du fabricant.
18. Pour les caisses connectées, insérez le disque ou la clé d’installation et suivez les instructions à l’écran. Vous devrez paramétrer le logiciel ou l’application caisse enregistreuse sur votre ordinateur portable en même temps.

Félicitations. Votre caisse est prête à fonctionner !

Peuvent ensuite survenir, au moment de l’installation, un problème de mise en activité du compte, un souci avec le paramétrage du réseau du TPE, un problème sur le serveur de la banque,un  problème de réseau GPRS… Tous supposent des compétences en informatique de réseau.

Vous pouvez toutefois télécharger le driver ou la mise à jour de votre Terminal Point de Vente sur le site du fabricant, si vous insistez pour faire vous-même cette installation. Mais un professionnel vous garantira de la bonne marche de votre TPE, et surtout de sa conformité à un certain nombre de paramètres bancaires, monétiques et de confidentialité informatique.

La réponse à a question “Peut-on installer un terminal de paiement soi-même?" est donc : mieux vaut éviter !

Opérations pour réaliser une vente 

Pour faire votre première vente :

1. Mettez votre caisse sous tension.
2. Saisissez votre code de sécurité ou insérez votre clé.
3. Saisissez votre identifiant vendeur.
4. Pour les caisses connectées, vous devrez saisir votre identifiant et mot de passe.
5. Vérifiez que la date et l’heure soient correctes.
6. Assurez-vous qu’il y ait bien un rouleau de papier dans l’imprimante et que tous les modules (balance, imprimante, écran client, etc) soient bien sous tension et prêts à fonctionner.
7. Scannez votre produit ou tapez le montant de l’article. Renouvelez autant que nécessaire.
8. La plupart des caisses analogiques ou numériques saisissez automatiquement les décimales (pas besoin de taper la virgule).
9. À chaque article entré, vérifiez que la désignation et le prix enregistrés soient les mêmes que sur l’étiquette, et soient à jour, par exemple dans le cas de promotions en cours, soldes ou opérations spéciales.
10. Si votre caisse ne le fait pas automatiquement, appuyez sur la touche ‘Rayon’ pour catégoriser le produit vendu.
11. Si vous saisissez une quantité multiple du même article, appuyez sur la touche ‘Quantité’ et indiquez le nombre d’articles similaires.
12. Ajoutez les remises accordées.
13. Appuyez sur la touche sous-total. Les taxes seront automatiquement ajoutées.
14. Scannez éventuellement ou saisissez le numéro de client si votre caisse a cette option.
15. Demandez au client le mode de paiement choisi.
16. Indiquez à la caisse le mode de paiement : espèces, carte, chèque, carte cadeau, etc.
17. Espèces : Tapez le montant remis en espèces si c’est le mode retenu puis appuyez sur ‘Cash/Espèces’. Pour les espèces, votre tiroir-caisse s’ouvrira automatiquement et la caisse vous indiquera le montant à rendre au client (la monnaie) le cas échéant. Placez les espèces dans le bac ad hoc de votre tiroir-caisse et remettez sa monnaie à votre client.
18. Carte de crédit : Appuyez sur la touche ‘Crédit’ et suivez les instructions sur le lecteur de carte de crédit fourni par votre établissement bancaire.
19. Chèque : Tapez le montant du chèque et appuyez sur ‘Chèque’. Si vous avez une imprimante de chèque, passez le chèque et faites-le vérifier à votre client. Procédez aux vérifications (signature, numéro de pièce d’identité) et placez le chèque dans votre tiroir-caisse.
20. Fermez immédiatement le tiroir-caisse, et passez au client suivant.

Édition et correction d'erreurs 

Vente annulée (le client se ravise ou sa carte de crédit ne passe pas)

Appuyez sur Annulation/No sale. Il se peut que votre caisse vous demande un code spécial ou l’insertion d’une clé détenue par le responsable de caisse. Cela annulera l’ensemble de la dernière saisie.

Remboursement (si le client retourne un article)

Scannez le ticket de caisse de l’article retourné, ou appuyez sur la touche Refund/Retour et tapez le montant exact du remboursement. Indiquez ensuite à quel rayon l’article correspond.

Appuyez sur la touche sous-total, puis sur Cash/Espèces. Le tiroir-caisse s’ouvre et vous pouvez rembourser le client. Attention : si le paiement a été fait par carte bancaire vous ne pourrez pas rembourser le client en espèces, il vous faudra procéder à un remboursement par virement sur la carte.

Certains appareils de paiement par carte prennent en charge cette opération. Il vous sera alors demandé de procéder à une nouvelle lecture de carte, sur la même carte de crédit.

Signal d’alerte erreur

Pour une raison X ou Y, votre caisse peut se lancer dans un signal d’alerte erreur (bip, clignotement, etc.) en cas de caisse enregistreuse bloquée. Pour l’arrêter, il vous suffit d’appuyer sur la touche Clear/Corriger.

Erreur de saisie : Appuyez sur la touche ‘Clear/Corriger’, immédiatement après. Si vous avez déjà appuyé sur le rayon ou le sous-total, vous devez annuler la transaction et recommencer.

Impression de relevés et bilans

Chaque fin de journée, vous devrez imprimer le journal de caisse, qui fera le bilan des ventes réalisées dans la journée.

1. Vous devrez insérer la clé de gestionnaire de caisse ou saisir un code confidentiel.
2. Faites défiler le menu de votre caisse jusqu’à l’option ‘X’ ou tournez votre clé sur la position ‘X’ et appuyez sur la touche Cash/Espèces. 
3. Votre relevé quotidien des ventes ou journal de caisse s’imprimera automatiquement, selon l’option que vous aurez choisie ou que permettra votre machine (horaire, rayon, vendeur, soldes…)
4. Vous devrez ensuite compter l’argent dans la caisse, les reçus de cartes de crédit et les chèques, et vérifiez qu’il n’y a pas d’erreur de caisse. N’oubliez pas de retirer le fond de caisse, qui reste en permanence dans le tiroir.
5. Vous devrez remettre vos journaux de caisse à votre comptable, avec les chèques et reçus de cartes de crédit.

Comment faire une remise à zéro sur une caisse enregistreuse ?

Après le paramétrage et les essais sur votre nouvelle caisse, le temps de l’entraînement, vous pourriez avoir besoin de faire une remise à zéro de votre caisse enregistreuse.

Cette opération permet d’effacer toutes les saisies. Seuls les compteurs financiers sont remis à zéro, cette opération n’a aucune incidence sur la programmation. Toutefois, la remise à zéro effacera également les compteurs Z et n° de ticket (voilà pourquoi il ne faut jamais faire de remise à zéro après l’enregistrement des ventes réelles).

1. Positionner la clé sur OFF, puis sur ‘Programme’ en restant appuyé sur la touche
2. Relâcher la touche lorsque l’écran affiche : 000000000
3. Un ticket sera imprimé avec le code d’initialisation

Présentation des touches sur les modèles de base 

• FEED : Avance Ticket/journal
• HELP : Aide pour programmer ou utiliser la caisse enregistreuse simplement à tout moment.
• PAPER SAVING : Pour sélectionner l’impression ou non du ticket. 
• POST RECEIPT : Édition ticket après finalisation.
• NS : Ouverture de tiroir sans vente : fonctionne uniquement si aucune vente n’est commencée.
• CLK : Enregistrement n° caissier (uniquement si la fonction caissier est activée) saisir le n° caissier et appuyer sur cette touche.
• C : Correction avant enregistrement : corrige les montants affichés à l’écran et arrête l’alarme lors d’une erreur.
• X : Multiplication, programmation de la date et de l’heure.
• PLU : Saisie d’article par code avec prix programmé
• PLU : Saisie d’article par code avec prix programmé.
• RA : Fond de caisse : Permet de faire une entrée d’argent en espèces, saisir la somme, et appuyer sur la touche RA. Cette fonction mouvemente uniquement les espèces dans tiroir.
• PO : Sortie de caisse : Permet une sortie d’argent en espèces, saisir la somme, et appuyer sur la touche PO. Cette fonction mouvemente uniquement les espèces dans tiroir.
• SUB TOTAL : Tous Sous total : affiche à l’écran le total de la vente en cours.
• CHK : Mode de paiement chèque.
• CH : Mode de paiement Carte.
• CR : Mode de paiement Crédit.
• CA/AMT : Mode de paiement espèces.
• DEPT/SHIPT : Changement de niveau de département.

Positions de clé 

• OFF : Mode STOP, positionner la clé sur ce mode lorsque le magasin est fermé.
• REG : Mode d’enregistrement des ventes lorsque le magasin est ouvert.
• RF : Mode d’annulation des ventes : toutes les opérations effectuées en REG peuvent être annulées en RF par une saisie identique.
• CAL : Mode calculatrice.
• X : Mode lecture de caisse : permet d’éditer les rapports de résultats sans vider la caisse. Cette opération peut être effectuée plusieurs fois dans la journée sans incidence sur le chiffre d’affaires. 
• Z : Mode remise à zéro : permet d’éditer les rapports de résultats et de vider la caisse. Cette opération est effectuée en fin de journée à la fermeture du magasin. Après cette opération, tous les compteurs journaliers sont remis à zéro.
• PGM : Programmation de la caisse enregistreuse : cette partie n’est pas traitée dans ce manuel.